Verantwortung und Kontakt
Verantwortlich für diese Website und Betreiber der Plattform sind Michael Koller, Dr. Robert Fritz, Manfred Buxbaum und Tim Schneider, Alserstraße 27/6, 1080 Wien, Österreich(gemeinsam handelnd unter der Marke Plenea; eine Gesellschaft ist in Gründung). Für Fragen erreichst du uns unter datenschutz@plenea.at. Für die Betreuung und Gesundheitsdaten in einer Praxis ist in der Regel die jeweilige Praxis verantwortlich; wir betreiben die Plattform als Auftragsverarbeiter. Die Rechtsgrundlage für die konkrete Behandlung oder Betreuung sowie den KI-Einsatz muss die Praxis bestimmen und erforderliche Einwilligungen tatsächlich einholen. Wir bleiben für die vereinbarte Verarbeitung, die technischen Schutzmaßnahmen und die eingesetzten Unterauftragnehmer verantwortlich.
Hosting und externe Verarbeitung
Die Anwendung und Datenbank werden bei Hetzner in Helsinki betrieben. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen zusätzlich bei Scaleway in Paris. Für KI-Inhalte nutzt Plenea ausschließlich Mistral AI mit Verarbeitung in der EU und in europäischen EFTA-Staaten, etwa Norwegen oder der Schweiz. Für andere Aufgaben, zum Beispiel Kalender und Nutzungsstatistik, setzen wir auch Anbieter aus den USA ein. Welche Anbieter welche Daten erhalten und welche Regeln für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelten, steht im Verzeichnis der Unterauftragnehmer. Informationen zu den verwendeten Schutzvereinbarungen und eine Kopie der einschlägigen Garantien kannst du über unseren Datenschutzkontakt anfordern.
Kontakt, Demo und Produktstart-Updates
Angaben aus Kontakt- und Demoformularen werden in unserem Vertriebsbereich gespeichert, um deine Anfrage zu bearbeiten. Dies geschieht beim Absenden, auch wenn du anschließend keinen Termin buchst. Für die anschließende Terminwahl laden wir Cal.com erst nach deiner ausdrücklichen Zustimmung am Kalender und übergeben Buchungsangaben wie Name, E-Mail und Informationen zu deiner Anfrage. Cal.com, Inc. ist ein US-Anbieter; dabei können auch technische Daten wie deine IP-Adresse verarbeitet werden. Angaben des Anbieters zu Verarbeitung und internationalen Übermittlungen stehen in der Datenschutzerklärung von Cal.com. Du kannst die Freigabe direkt am Kalender zurücknehmen; sie wird nicht für spätere Seitenbesuche gespeichert. Die Nutzung des eingebetteten Kalenders erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Anfrage ohne Kalender ist über die Kontaktseite möglich. Bitte sende darüber keine Patienten- oder Gesundheitsdaten. Produktstart-Updates erhältst du nach Anmeldung und Bestätigung per E-Mail. Diese Einwilligung kannst du über den Abmeldelink widerrufen. Die Bearbeitung einer Anfrage zu unserem Angebot dient vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei allgemeinen oder geschäftlichen Anfragen für eine Organisation ist unser berechtigtes Interesse die Beantwortung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne die erforderlichen Kontaktangaben können wir dir nicht antworten oder einen Termin vereinbaren. Für Produktstart-Updates ist deine Einwilligung die Grundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Anmeldung zu Veranstaltungen
Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung (Webinar, Seminar, Workshop oder Vortrag) verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse sowie deine Angaben zu Unternehmen oder Organisation, Funktion, Leistungsangebot und Anmerkungen vorab. Zweck ist die Durchführung der Veranstaltung: Zusage, bei Online-Terminen der Zugangslink, organisatorische Hinweise und gegebenenfalls der Versand der Aufzeichnung. Über jede Anmeldung informieren wir unser Büro per E-Mail. Die Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des durch die Anmeldung geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die optionale Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zusätzlich über weitere Veranstaltungen und Neuigkeiten informiert zu werden, wird per Bestätigungs-Mail eingeholt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Cookies und Einwilligungen auf dieser Website
Deine Auswahl im Cookie-Banner speichern wir im Browser, zusammen mit dem Zeitpunkt und den vier Einwilligungssignalen nach Google Consent Mode (analytics_storage, ad_storage, ad_user_data, ad_personalization). Notwendige Speicherungen sind immer aktiv; alles andere ist ausgeschaltet, bis du zustimmst. Du kannst wählen zwischen Statistik (Nutzungsstatistik mit PostHog; EU-Endpunkt, der Anbieter ist ein US-Unternehmen; erfasst werden unter anderem Seitenaufrufe und technische Nutzungsinformationen), Werbe-Messung und personalisierter Werbung (beide im nächsten Abschnitt). Die Grundlage ist jeweils deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021), die du über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß jederzeit ändern oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst. Jede Entscheidung zählen wir außerdem anonym: an unseren Server geht nur, welchen Knopf du gewählt hast, welche Kategorien eingeschaltet sind und die Fassung des Banners. Gespeichert wird daraus nur eine Tageszahl, ohne IP-Adresse, Cookie oder Kennung. So sehen wir, wie das Banner angenommen wird (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Schriften dieser Website werden lokal ausgeliefert.
Werbung und Erfolgsmessung (Google Ads, LinkedIn)
Wir schalten Anzeigen bei Google und LinkedIn, um Praxen und Einrichtungen auf Plenea aufmerksam zu machen. Nur wenn du im Cookie-Banner Werbe-Messung erlaubst, messen wir, ob eine Anzeige zu einer Anfrage, einer Demo, einem Probezugang oder einem Vertragsabschluss geführt hat. Dafür lädt diese Website das Google-Ads-Tag, das Cookies setzt und Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) die Kennung des Anzeigenklicks, deine IP-Adresse und Angaben zum Seitenaufruf übermittelt. Außerdem melden wir aus unserem Vertriebssystem an Google (Data Manager API) und an LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Place, Dublin 2, Irland; Conversions API) die Kennung des Anzeigenklicks (gclid, gbraid, wbraid bzw. li_fat_id), deine geschäftliche E-Mail-Adresse als SHA-256-Prüfsumme (Hash), Art und Zeitpunkt des Schritts und bei einem Vertragsabschluss dessen Wert. Ein LinkedIn-Tag setzen wir auf dieser Website nicht ein. Nur wenn du zusätzlich personalisierte Werbung erlaubst, darf Google diese Messung nutzen, um dir Anzeigen von Plenea gezielter zu zeigen.
Wir übermitteln keine Daten aus unserer Software, keine Daten von Patient:innen oder Athlet:innen und keine Gesundheitsdaten. In der Software, im Athlet:innenportal sowie auf Praxis-, Befund- und Buchungsseiten setzen wir keine Werbe-Tags ein. Google und LinkedIn verarbeiten Daten auch in den USA; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln, festgehalten in den Datenverarbeitungs- bedingungen des jeweiligen Werbekontos. Klick-Kennungen speichern wir mit deiner Anfrage, solange der Vertriebsvorgang besteht (bei Interessent:innen ohne Abschluss bis 24 Monate nach der letzten Aktivität). Gemeldet wird höchstens 90 Tage nach dem jeweiligen Schritt; danach richtet sich die Speicherung nach den Bedingungen von Google und LinkedIn. Ohne deine Einwilligung zur Werbe-Messung speichern wir keine Klick-Kennungen und melden nichts. Die Grundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021); widerrufen kannst du sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß oder per E-Mail an datenschutz@plenea.at.
Herkunftsdaten
Wenn du ein Formular absendest (etwa Kontakt, Demo oder Webinar-Anmeldung), übermitteln wir zusätzlich, worüber du zu uns gefunden hast: Kampagnenparameter aus der Adresszeile (utm_source, utm_medium, utm_campaign und ähnliche), nur der Hostname eines verweisenden Links, die Einstiegsseite auf unserer Website und deine Cookie-Auswahl zu diesem Zeitpunkt. Klick-Kennungen von Werbenetzwerken (etwa gclid oder li_fat_id) übermitteln und speichern wir nur mit deiner Einwilligung zur Werbe-Messung. Vollständige Referrer-URLs, IP-Adressen oder Geräte-IDs werden dafür nicht erfasst. Ohne Einwilligung zur Kategorie Statistik lebt dieser Wert nur im Arbeitsspeicher deines Browsers für die laufende Sitzung; mit dieser Einwilligung bleibt der erste erkannte Kontakt bis zu 90 Tage lokal in deinem Browser gespeichert, damit ein späteres Formular derselben Quelle zugeordnet werden kann.
Software, Konten und Praxisdaten
Für Konten, Verträge, Abrechnung und den sicheren Betrieb ist Plenea verantwortlich. Für die Behandlung oder Betreuung in einer Praxis ist grundsätzlich die Praxis verantwortlich; Plenea verarbeitet deren Daten im Auftrag. Bei einem eigenen Vertrag mit Plenea verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten als Verantwortlicher. Die Angaben kommen von Ihnen, Ihrer betreuenden Praxis oder einem von Ihnen verbundenen Dienst. Erforderliche Konto- und Vertragsangaben müssen vorliegen, damit wir den Zugang und die vereinbarten Leistungen bereitstellen können. Freiwillige Einwilligungen können Sie ohne Auswirkung auf die übrigen Funktionen verweigern oder widerrufen.
Wofür wir diese Daten verwenden
- Leistungsdiagnostik — Messwerte, Auswertungen und Berichte dienen der vereinbarten Diagnostik und Betreuung. Die verantwortliche Praxis bestimmt die Rechtsgrundlage. Neben Art. 6 DSGVO ist bei Gesundheitsdaten eine Voraussetzung des Art. 9 Abs. 2 DSGVO erforderlich: zum Beispiel eine ausdrückliche Einwilligung oder die Behandlung durch entsprechend verpflichtetes Fachpersonal nach Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO. Die medizinische Ausnahme gilt nicht automatisch für jedes Sport- oder Trainingsangebot. Das gilt auch für importierte Daten.
- Trainingsplanung und persönliche Verlaufsdaten — Trainings-, Schlaf- oder Erholungsdaten unterstützen die vereinbarte Betreuung. Grundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für freiwillig bereitgestellte Gesundheitsdaten im Portal zusätzlich die ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Bei Betreuung durch eine Praxis legt diese die für ihren Einsatz geltende Grundlage fest.
- Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
- Fehler-Monitoring (Logs, Sentry-Exceptions) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Missbrauchserkennung). Sicherheitsprotokolle enthalten bei Praxis- und Plattform-Anmeldungen IP-Adressen und pseudonyme Kontokennungen; E-Mail-Adressen im Klartext und Gesundheitsinhalte werden nicht an die Log-Ablage übertragen. Better Stack prüft nur Erreichbarkeit und technische Lebenszeichen; Kunden- und Nutzerdaten werden dafür nicht übertragen. Fehlerkontext in Sentry wird vor dem Versand geschwärzt. Läuft ohne separate Einwilligung. Bildschirm- oder Sitzungsaufzeichnungen (Session-Replay) finden nicht statt.
- Produkt-Analyse (PostHog, Datenhaltung in der EU-Region) — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Standardmäßig deaktiviert, jederzeit widerrufbar. Im Browser startet die Analyse erst nach Ihrer Zustimmung im Cookie-Banner (Kategorie „Statistik“); für die Konten einer Praxis kann stattdessen die Praxis unter Einstellungen → Datenschutz zustimmen. Ereignisse, die unser Server meldet (etwa „Test gespeichert“), senden wir nur mit der Einwilligung der Praxis und ohne Kennung von Athlet:innen. Für Athlet:innen sendet der Server keine Ereignisse; im Portal entstehen Analysedaten nur im Browser und nur nach eigener Zustimmung. Aus Test- und Entwicklungsumgebungen wird nichts gesendet.
- Datensicherung und Nachvollziehbarkeit — Sicherungskopien ermöglichen die Wiederherstellung bei Störungen. Protokolle helfen, Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar zu machen. Grundlage sind unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die Schutzanforderungen aus Art. 32 DSGVO. Für Daten einer Praxis gelten deren Weisungen und die jeweils anwendbaren Rechtsgrundlagen; aus einer Sicherungskopie entsteht keine zusätzliche Aufbewahrungspflicht für Gesundheitsdaten.
Beteiligte Dienstleister
Hetzner Online GmbH (Cloud); Scaleway S.A.S.; ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich; Mistral AI; Sentry (Functional Software Inc.); PostHog, Inc.; Intervals.icu (WattSoft Pty Ltd); Wahoo Fitness, LLC; Strava, Inc.; Cal.com, Inc.; Better Stack (Uptime und Heartbeats).
Datenarten, Standorte und Schutzvereinbarungen im Trust Center ansehen
Anmeldung und Kontosicherheit
Kontosicherheit bei der Anmeldung (Praxis- und Plattform-Konten; das Athlet:innenportal ist ausgenommen) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten) i. V. m. Art. 32 DSGVO. Bei jeder Anmeldung prüfen wir, ob Gerät und Land für dieses Konto bekannt sind. Dafür setzen wir das Cookie login_device mit einer zufälligen Gerätekennung (gültig 400 Tage; bei uns gespeichert wird nur ein Hashwert, kein Fingerabdruck des Geräts) und bestimmen das Land aus der IP-Adresse mit einer Länderdatenbank, die auf unserem Server liegt (DB-IP „IP to Country Lite“). Dabei wird kein externer Dienst gefragt, und die IP-Adresse wird dafür nicht gespeichert. Länderangaben: IP Geolocation by DB-IP, lizenziert unter CC BY 4.0. Meldet sich ein Konto von einem neuen Gerät oder aus einem neuen Land an, senden wir an die Kontoadresse die E-Mail „Neue Anmeldung“ mit dem Weg „Das war ich nicht“ (alle Sitzungen beenden, Passwort neu setzen). Ungewöhnliche Anmeldungen können zusätzlich eine Bestätigung per zweitem Faktor oder E-Mail-Link verlangen. Die bekannten Geräte sehen und entfernen Sie unter Konto → Meine Geräte. Das Cookie ist für die Sicherheit des Kontos technisch notwendig, dient keinem Tracking und wird deshalb ohne Einwilligung gesetzt (§ 165 Abs. 3 TKG 2021 in Österreich, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Deutschland).
- Anmelde-Sitzungen: nicht widerrufene Sitzungsprotokolle 30 Tage nach der letzten Aktivität; widerrufene Sitzungen bleiben als Sperrvermerk bis zur Kontolöschung erhalten.
- Anmelde-Kontext (Hashwert der Gerätekennung, Land, grobe Geräteangabe wie „Desktop · macOS · Chrome“): 180 Tage nach der letzten Nutzung, spätestens mit dem Konto; das Cookie
login_deviceselbst läuft nach 400 Tagen ab - Sprachwahl: Das technische Cookie
plenea-languagespeichert die ausdrücklich gewählte Oberflächensprache für ein Jahr. Es enthält nur den Sprachcode, keine Konto- oder Personenkennung. Eine im Konto oder Portal gespeicherte persönliche Spracheinstellung verwenden wir auch für die zugehörigen automatischen Nachrichten. Die Sprachwahl dient nicht der Werbung oder Analyse.
Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): für Anmeldung und Sitzung, zum Schutz von Formularen, für die Gerätekennung login_device und zum Speichern deiner Cookie-Auswahl (plenea_consent, 12 Monate, bleibt beim Abmelden erhalten). Wählst du bei der Anmeldung „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“, bleibt deine Sitzung bis zu 30 Tage bestehen (Plattform-Konten 7 Tage), und nach dem zweiten Faktor setzen wir das Cookie mfa_trust: Es erspart dir den zweiten Faktor auf diesem Gerät für 30 Tage (Plattform-Konten 7 Tage) und wird beim Abmelden gelöscht. Deine Einwilligung in Statistik mit PostHog kannst du jederzeit in der App ändern oder widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Cookie-Auswahl in der App ändernKündigung und Widerruf
Wenn du über unsere Formulare kündigst oder einen Vertrag widerrufst, speichern wir deinen Namen, deine Kontaktadresse, die Vertragsangaben, deine Erklärung und den Eingangszeitpunkt. Die Angaben dienen der Bearbeitung und dem Nachweis deiner Erklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Unser Team erhält eine Benachrichtigung; eine Eingangsbestätigung geht an die von dir angegebene E-Mail-Adresse. Wir bewahren diese Angaben so lange auf, wie sie für die Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten oder die Klärung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind. Bitte gib keine Gesundheitsdaten in diese Formulare ein.
Welche Daten die KI erhält
Plenea verwendet ausschließlich Mistral AI, einen Anbieter aus Frankreich, für KI-gestützte Texte, Auswertungen, Dokumentensuche und Sprachfunktionen. Die Inhalte werden in der Region EU/EFTA verarbeitet. Diese regionale Verarbeitung umfasst nicht sämtliche Konto-, Betriebs- und Abrechnungsdaten des Anbieters oder die Verarbeitung durch andere Dienstleister. Je nach deiner Aufgabe erhält die KI zum Beispiel ausgewählte Messwerte, Trainingsdaten, Notizen oder deine Frage. Plenea prüft die erforderlichen Berechtigungen und Datenfreigaben. Bei Textanfragen werden erkannte Kontaktangaben bereinigt; Namen werden abhängig von Einwilligung und Praxiseinstellung übermittelt oder ersetzt. Freitexte können weitere personenbezogene Angaben enthalten; deren vollständige Entfernung ist nicht gewährleistet. Auch Daten ohne Namen können noch einer Person zugeordnet werden. Bei der Dokumentensuche erhält Mistral ausgewählte Textabschnitte und deine Frage. Daraus entstehen Zahlen, mit denen Plenea inhaltlich passende Stellen findet (sogenannte Embeddings). Namen in den Suchtexten werden nicht automatisch entfernt; auch diese Suchhilfen sind nicht automatisch anonym.
Diktat und Sprachausgabe
Wenn du ein Diktat nutzt, wird die Aufnahme zur Umwandlung in Text an Mistral übermittelt. Gesprochene Namen und Gesundheitsangaben werden nicht automatisch aus der Aufnahme entfernt. Bei einer genutzten Sprachausgabe erhält Mistral den Text, der vorgelesen werden soll. Diese Verarbeitung erfolgt ebenfalls über Mistrals europäischen Zugang. Beschränke Aufnahmen und Texte auf die Angaben, die für deine Aufgabe erforderlich sind. Die Datenwege für Sprachfunktionen setzen keine Telefonanbindung voraus.
Einwilligung und KI-Einstellungen
Athlet:innen können ihre KI-Einwilligung im Portal erteilen. Berechtigte Praxismitarbeitende können eine vor Ort erteilte Einwilligung dokumentieren. Zweck, Fassung, Zeitpunkt und Erfassungsweg werden festgehalten; die Erfassung durch die Praxis wird der handelnden Person zugeordnet. Eine bloße Bestätigung durch Mitarbeitende ersetzt nicht die Einwilligung der betroffenen Person. Grundlage für die freiwillige KI-Verarbeitung ist die ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Personenbezogene KI für Athlet:innen verlangt eine aktuelle ausdrückliche KI-Einwilligung und Volljährigkeit gemäß hinterlegtem Geburtsdatum. Das gilt für neu angelegte und importierte Athlet:innen. Ohne bekanntes Geburtsdatum sowie für Minderjährige bleiben diese KI-Funktionen gesperrt. Ein Widerruf sperrt neue personenbezogene KI-Verarbeitungen; bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht rückwirkend zurückgeholt. Die manuelle Erfassung und Auswertung bleiben nutzbar und benötigen eine eigene Rechtsgrundlage. Die Praxis kann die KI-Verarbeitung für ihren Zugang zusätzlich abschalten. Freitexte und Aufnahmen dürfen keine Angaben zu anderen Personen ohne die erforderliche Rechtsgrundlage enthalten.
Modelltraining und Speicherung bei KI-Anbietern
Mistral speichert die Eingaben und Antworten unserer KI-Anfragen nicht länger, als es für die Verarbeitung nötig ist. Diese Einstellung heißt Zero Data Retention (ZDR) und ist für die Plenea-Organisation aktiviert. Sie gilt für die von uns verwendeten Aufrufe für Text, Dokumentensuche, Diktat und Sprachausgabe. Die über Plenea übermittelten Daten werden nicht zum Trainieren der KI verwendet. Technische Betriebs- und Abrechnungsdaten sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind von der Aussage zur kurzfristigen Speicherung getrennt. Ein Bericht, eine Notiz oder ein Chat, der in Plenea gespeichert wird, bleibt entsprechend den dort geltenden Speicherfristen erhalten. Weitere Informationen: Mistrals Erklärung zur Speicherung von KI-Anfragen.
KI-Ausgaben und automatische Anpassungen
KI unterstützt die fachliche Arbeit, übernimmt aber keine ärztliche Verantwortung. Für Berichte und freigabepflichtige Vorschläge sind Prüf- und Freigabeschritte vorgesehen. Einfache Coaching-Antworten können direkt ausgegeben werden. Die regelbasierte Trainingssteuerung kann je nach Einstellung auch automatisch Anpassungen vornehmen; sicherheitsbezogene Reduktionen können unabhängig davon greifen. Eine persönliche Prüfung jeder einzelnen Ausgabe wird daher nicht zugesagt.
Wearables und weitere Dienstleister
Angebunden sind derzeit Strava (Aktivitäten, Verbindung je Person im Portal), Wahoo (Trainingseinheiten, Verbindung je Person im Portal) und intervals.icu (Aktivitäten und Trainingslast; freigegebene Workouts können dorthin übertragen, aktualisiert und entfernt werden, die Verbindung ist also nicht ausschließlich lesend). Wellnessdaten wie Schlaf oder HRV werten wir erst aus, wenn ein angebundener Anbieter sie liefert. Übernommene Daten können bei aktivierten KI-Funktionen in Empfehlungen einfließen. Die Verbindung lässt sich im Portal trennen. Für E-Mail-Versand, Fehlerdiagnose und weitere Funktionen werden zusätzliche Dienstleister eingesetzt, darunter Scaleway und Sentry. Umfang und Anbieter richten sich nach den genutzten Funktionen; Einzelheiten stehen im Unterauftragnehmer-Verzeichnis.
Protokolle und Aufbewahrung
Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Anfragen von Interessent:innen ohne Vertragsabschluss werden nach 24 Monaten ohne weitere Aktivität gelöscht. Eine Anmeldung zu Produktinformationen gilt bis zum Widerruf; erforderliche Nachweise über die Einwilligung können zur Klärung rechtlicher Ansprüche länger aufbewahrt werden. Für Daten in der Plattform gelten getrennte Fristen: Protokolle über Benutzeraktionen werden grundsätzlich drei Jahre aufbewahrt. Private Lumi-Chats werden nach der in der Praxis eingestellten Frist von 1 bis 90 Tagen nach der letzten Änderung gelöscht. Daraus übernommene Berichte oder Notizen gehören zur jeweiligen Dokumentation und haben eigene Speicherfristen. Für Diagnostikdaten bestimmt die verantwortliche Praxis den zulässigen Aufbewahrungszweck und gegebenenfalls gesetzliche Dokumentationspflichten; es gibt keine pauschale Zehnjahresfrist für alle Gesundheitsdaten. Sicherungskopien können gelöschte Daten bis zu ihrem regulären Ablauf enthalten: lokal und bei Hetzner bis zu sieben Tage, bei Scaleway bis zu 35 Tage. Ergänzende Fristen für Konten und Sicherheitsdaten findest du in den Datenschutzhinweisen der App.
Auskunft, Export, Berichtigung und Löschung
Im Portal unter Einstellungen → Deine Daten stehen ein JSON-Export und ein Löschantrag zur Verfügung. Für den automatischen Löschvorgang ist eine Wartefrist von sieben Tagen vorgesehen, in der du den Antrag zurückziehen kannst. Der Selbstbedienungs-Export und die automatische Datenbereinigung decken noch nicht sämtliche Datenbereiche ab. Für eine ergänzende Auskunft oder eine Prüfung der Löschung wende dich an deine Praxis oder an uns. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer Löschung bestimmter Daten entgegenstehen; das muss für den konkreten Fall geprüft werden. Deine Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch bleiben unberührt. Eine Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt rechtmäßig. Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen. Die gesetzliche Antwortfrist beträgt grundsätzlich einen Monat; über eine zulässige Verlängerung ist innerhalb dieser Frist zu informieren. Du kannst dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.
Nutzung auf dem iPhone
Soweit das Athlet:innenportal über die iPhone-App genutzt wird (derzeit im Pilotbetrieb, noch nicht allgemein im App Store verfügbar), gelten die hier beschriebenen Verarbeitungswege auch beim Zugriff über die App. Ob du die Plattform im Browser oder auf dem iPhone nutzt, ändert insbesondere nichts an den beschriebenen KI-Anbietern und den möglichen Drittlandtransfers.
Datenverarbeitung im Auftrag der Praxis
Praxen verarbeiten Gesundheitsdaten in eigener Verantwortung. Plenea stellt dafür die Plattform bereit und verarbeitet die Daten im Auftrag der Praxis. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) regelt unter anderem Weisungen, Schutzmaßnahmen, weitere Dienstleister und die Rückgabe oder Löschung von Daten. Vertragsunterlagen und Informationen zu den Schutzmaßnahmen erhältst du unter datenschutz@plenea.at. Diese Hinweise ergänzen die Informationen deiner Praxis zur Behandlung oder Betreuung.