Deine Praxis bleibt getrennt
Die KI erhält nur Daten, auf die die angemeldete Person zugreifen darf. Sie kann sich selbst keine zusätzlichen Rechte geben.
Deine Daten.
Klare Wege.
Plenea nutzt europäische KI von Mistral. Hier erfährst du, welche Daten dafür gebraucht werden, wo sie verarbeitet werden und welche Entscheidungen bei dir bleiben.
- Europäische KI
- Du bestimmst die Datenfreigabe
- Keine dauerhafte Speicherung bei Mistral
Was an die KI geht.
Und was zurückkommt.
Von deiner Aufgabe bis zum Ergebnis: vier Schritte. Die einzelnen Datenbereiche kannst du bei Bedarf aufklappen.
- 1
Deine Daten
Du stellst eine Aufgabe mit den dafür benötigten Daten.
- 2
Plenea prüft
Plenea prüft Einwilligung, Zugriff und freigegebene Felder.
- 3
Europäische KI
Mistral erstellt die Antwort und speichert die Anfrage nicht über die Verarbeitung hinaus.
- 4
Ergebnis & Freigabe
Du prüfst den Entwurf vor der vorgesehenen Freigabe.
Welche Daten gehören dazu?
Deine Daten
- Vorname / Nachname
- Mara / Beispiel · erfunden
- Alter / Geschlecht / Gewicht
- Zusätzliche Personendaten
- Befunde / Anamnese / Notizen
- Zusätzliche Kontextquellen
- Kontakt- und Identifikationsdaten
- E-Mail, Telefon, IBAN, SVNR, URL
- Aufgabenrelevante Messwerte
- Werte mit ihrer Einheit
Plenea prüft
- Name · Freigabe aus
- [Athlet] / Nachname leer
- Alter / Geschlecht / Gewicht · aus
- Strukturierte Felder entfallen
- Befunde / Anamnese / Notizen · aus
- Strukturierte Quellen entfallen
- Erkannte Kontaktangaben
- E-Mail, Telefon und ähnliche Angaben werden ersetzt
- Erforderliche Messwerte
- Bleiben mit Einheit enthalten
Europäische KI
- Arbeitsanweisung für die KI
- Fachregeln und Grenzen
- Praxiskontext
- Freigegebene Quellen
- Auftrag
- Eingabe nach Text-Prüfungen
- Kennungen zur Zuordnung
- Athlet:innen-/Test-ID · Praxis-Hash
- Wichtig
- Kontext kann sensibel bleiben
Ergebnis & Freigabe
- Befund / Plan
- Vorgesehene Freigabe bleibt
- Audit und Produktinhalt
- Getrennte Speicherung
Was du beachten solltest
KI für betreute Personen setzt eine aktuelle ausdrückliche Einwilligung und nachgewiesene Volljährigkeit voraus. Das Namensbeispiel ist erfunden. Ohne Namensfreigabe ersetzt Plenea bekannte Namen; das ist Pseudonymisierung, keine Anonymisierung. Mit aktiver KI-Einwilligung und eingeschalteter Namensfreigabe dürfen Klarnamen mitgesendet werden. Zusätzliche Angaben wie Alter, Gewicht oder Notizen sind standardmäßig ausgeschaltet. Auch ein Text ohne Namen kann Gesundheitsdaten enthalten oder eine Person erkennbar machen. Textfilter entfernen nicht zuverlässig alle Namen in Freitext, Bildern oder Audio. Technische Kennungen zur Zuordnung der Anfrage können mitgesendet werden; auch deshalb ist die Anfrage nicht anonym.
Wissenssuche
Plenea findet passende Stellen in deinen Dokumenten. Dafür vergleicht die Suche die Bedeutung deiner Frage mit den Texten. Wie das funktioniert und welche Daten Mistral erhält, steht hier.
- 1
Dokumente + Anfrage
Du wählst Dokumente aus und stellst eine Suchanfrage.
- 2
Texte vergleichbar machen
Mistral übersetzt die Bedeutung der Texte in Zahlen für die Suche.
- 3
Praxisbezogene Suche
Plenea findet damit passende Stellen in den Dokumenten deiner Praxis.
- 4
Kontext für die Antwort
Passende Auszüge ergänzen die Antwort.
Welche Daten gehören dazu?
Dokumente + Anfrage
- Dokumente
- Ausgewählte Textabschnitte
- Suchanfrage
- Eingegebener Suchtext
Texte vergleichbar machen
- An den Anbieter
- Abschnitte + Suchtext
- Zurück an Plenea
- Zahlen, die Texte für die Suche vergleichbar machen
Praxisbezogene Suche
- Eingabe
- Suchhilfe für die Bedeutung deiner Frage
- Ergebnis
- Passende Dokumentauszüge
Kontext für die Antwort
- An den Textanbieter
- Relevante Originalauszüge
- Schutz persönlicher Angaben
- Abhängig vom Antwortpfad
Was du beachten solltest
Bei der Suche werden Namen in Dokumenten und Fragen nicht automatisch entfernt. Die aus den Texten berechneten Zahlen sind Suchhilfen (Embeddings), keine anonymen Daten. Passende Originalauszüge können als Grundlage für die KI-Antwort verwendet werden.
Diktat: von Sprache zu Text
Du sprichst, Voxtral transkribiert. Die Aufnahme wird über Plenea an Mistrals europäischen Endpunkt übertragen.
- 1
Deine Aufnahme
Du nimmst ein Diktat in Plenea auf.
- 2
Plenea prüft
Plenea prüft Zugang, KI-Freigabe und Dateigrenzen.
- 3
Voxtral transkribiert
Voxtral wandelt das Originalaudio in Text um.
- 4
Text in Plenea
Das Transkript kommt zur Weiterverwendung zurück.
Welche Daten gehören dazu?
Deine Aufnahme
- Übertragung
- Originalaudio der Person
- Darin können vorkommen
- Stimme, Namen, Kontaktdaten
Plenea prüft
- KI-Nutzung
- Zugang und KI-Freigabe
- Bezug zur betreuten Person
- Aktuelle Einwilligung und Volljährigkeit
Voxtral transkribiert
- An den Anbieter
- Originalaudio ohne Namensfilter
- Zurück an Plenea
- Transkript des Gesprochenen
Text in Plenea
- Rückgabe
- Transkript zur Weiterverwendung
- Speicherung
- Abhängig von der verwendeten Funktion
Was du beachten solltest
Stimme und gesprochene Namen erreichen Mistral unverändert. Bei athletenbezogenen Diktaten sind eine aktuelle KI-Einwilligung und Volljährigkeit erforderlich. Mistral speichert die Aufnahme und die Antwort nicht über die Verarbeitung hinaus. Ein Transkript, das du in Plenea speicherst, bleibt nach den dort geltenden Fristen erhalten. Telefonie ist nicht angeschlossen.
Dieser Ablauf beschreibt ein Diktat in Plenea. Telefonie ist nicht angeschlossen.
Ein gutes Modell
ist nur ein Teil.
Du entscheidest, ob und mit welchen Daten du die KI nutzt. Plenea prüft die Berechtigungen vor jeder Anfrage und vor jeder Aktion.
Du kannst die KI abschalten
Die Praxis kann KI-Funktionen deaktivieren. KI für betreute Personen setzt Volljährigkeit und eine aktuelle ausdrückliche Einwilligung voraus. Ein Widerruf sperrt neue Anfragen.
Du wählst die Daten aus
Zusätzliche Angaben wie Name oder Notizen gibst du gezielt frei. Auch ohne Namen können Messwerte oder Freitext einer Person zugeordnet werden.
Aktionen haben klare Grenzen
Eine KI-Antwort allein ändert keinen Datensatz. Plenea prüft, ob eine Aktion erlaubt ist und welche Bestätigung sie benötigt.
Ergebnisse brauchen Prüfung
KI kann sich irren. Berichte und freigabepflichtige Vorschläge müssen geprüft werden. Einfache Coaching-Antworten können direkt erscheinen.
Kosten bleiben kontrollierbar
In den KI-Einstellungen siehst du Verbrauch und Limits. Plenea prüft die geltenden Grenzen, bevor eine kostenpflichtige Anfrage startet.
Wo deine Daten
verarbeitet werden.
Für die KI nutzt Plenea Mistral, einen Anbieter aus Frankreich. Die KI-Inhalte werden in der EU und in europäischen EFTA-Staaten verarbeitet, etwa Norwegen oder der Schweiz.
KI aus Europa
Texte, Dokumentensuche und Diktate verarbeitet Mistral über seinen europäischen Zugang. Ist dieser nicht verfügbar, startet keine Anfrage bei einem anderen KI-Anbieter.
Inhalte und Betriebsdaten
Die regionale Verarbeitung gilt für die KI-Inhalte. Konto-, Abrechnungs- und Betriebsdaten des Anbieters haben eigene Verarbeitungsregeln.
Weitere Dienste
Für Hosting, E-Mails, Kalender und Zahlungen gelten die jeweiligen Anbieterangaben. Europäische KI bedeutet nicht, dass jeder Dienst von Plenea ausschließlich in Europa verarbeitet.
EU AI Act:
was wir heute umsetzen
Die europäische KI-Verordnung (EU AI Act) verlangt unter anderem, dass KI erkennbar ist, dass Menschen KI-Ergebnisse kontrollieren und dass Organisationen die KI-Kompetenz ihrer Nutzer:innen fördern. Hier steht, was Plenea dafür heute konkret tut.
Du weißt, wann eine KI antwortet
Der KI-Chat im Portal für Athlet:innen zeigt dauerhaft den Hinweis, dass ein KI-Assistent antwortet. Er sagt auch, dass Antworten falsch oder unvollständig sein können und keine persönliche medizinische Beratung ersetzen.
KI-Texte bleiben erkennbar
KI-Entwürfe tragen in der App eine sichtbare Kennzeichnung mit ihrem Prüfstatus. PDF- und Word-Berichte mit KI-Text enthalten den Hinweis „AI-assisted“ zusätzlich in ihren Dokumenteigenschaften, und die Prüfseite eines Berichts zeigt ihn ebenfalls.
Freigabe vor der Weitergabe
Ein Diagnostik-Berichtstext wird erst weitergegeben, wenn eine berechtigte Person der Praxis genau diese Version freigegeben hat. Jede Änderung und jede Neuerstellung braucht eine neue Freigabe.
KI-Anfragen werden protokolliert
Plenea hält zu jeder KI-Anfrage fest, welche Funktion sie ausgelöst hat, wie sie ausgegangen ist und welchen Freigabestatus das Ergebnis hat. Freigaben werden mit Person, Zeitpunkt und Version gespeichert.
Wissen für den sicheren Einsatz
Der Hilfeartikel „KI sicher nutzen“ erklärt Praxisteams, wie die KI-Funktionen arbeiten, wo sie sich irren können und was vor der Weitergabe zu prüfen ist.
Diese Übersicht beschreibt Maßnahmen, die in Plenea umgesetzt sind. Sie ist keine rechtliche Einstufung einzelner KI-Funktionen.
Dokumente und Rechte
Wer Daten für Plenea verarbeitet
Für Hosting, Nachrichten und angebundene Dienste arbeiten wir mit spezialisierten Anbietern. Hier steht, welche Daten sie für welchen Zweck verarbeiten. Für KI-Inhalte verwenden wir ausschließlich Mistral. Andere Dienste können auch außerhalb Europas arbeiten.
Stand der Anbieter-Liste:
| Anbieter und Datenort | Aufgabe | Datenschutz |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH (Cloud)Deutschland (Server: Finnland) / EU | Betrieb von Anwendung, Datenbank und Sicherungskopien auf einem dedizierten Server in Helsinki | Daten und Schutz ansehenWelche DatenAlle Plattformdaten (Datenbank, Backups, Logs); zusätzlich tägliches Abbild des ganzen Servers als Hetzner-Cloud-Backup (7 Stände, gleiche Region) Übermittlung und RechtsgrundlageEU-Anbieter; AVV, Datenorte und mögliche weitere Transfers für das Konto nachweisen |
| Scaleway S.A.S.Frankreich / EU | Versand von Einladungen, Erinnerungen und weiteren Produktnachrichten sowie Verarbeitung von Zustellmeldungen; tägliche verschlüsselte Sicherungskopien in Paris, 30 Tage gegen Löschen geschützt und Löschung nach 35 Tagen | Daten und Schutz ansehenWelche DatenE-Mail-Adresse, Betreffzeile, Nachrichtentext, Zustell-Metadaten; verschlüsselte Datenbanksicherungen (Schlüssel nicht beim Anbieter) Übermittlung und RechtsgrundlageEU-Anbieter; AVV, Datenorte und mögliche weitere Transfers für das Konto nachweisen |
| ALL-INKL.COM – Neue Medien MünnichDeutschland / EU | Geschäftliche E-Mail-Kommunikation, einschließlich Anfragen, Veranstaltungsanmeldungen sowie Hinweisen zu Kündigungen und Widerrufen | Daten und Schutz ansehenWelche DatenName, Organisation, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage oder Vertragserklärung und zugehörige Vertragsangaben Übermittlung und RechtsgrundlageAVV nach Art. 28 DSGVO für das bestehende Konto liegt vor; Verarbeitung laut Vertrag in EU/EWR |
| Mistral AIFrankreich / EU; KI-Verarbeitung EU/EFTA, Betriebsdaten nicht vollständig regional gebunden | KI-Unterstützung für Texte, Auswertungen, Dokumentensuche, Diktate und Sprachausgabe; Verarbeitung der Inhalte über Mistrals europäischen Zugang | Daten und Schutz ansehenWelche DatenAusgewählte Gesundheits- und Trainingsdaten, Eingaben, Bilder, Audio, Suchtexte, Ergebnisse erlaubter Aktionen und Antworten; Textbereinigung ist keine Anonymisierung Übermittlung und RechtsgrundlageMistral-DPA und regionale Vertragsbedingungen; Kontonachweis und Einsatzfreigabe vor Produktivnutzung erforderlich. Keine pauschale Zusage ohne Drittlandtransfer Deine MöglichkeitenKI für die Praxis deaktivieren; Lumi kann separat deaktiviert werden. ZDR ist für die Organisation aktiviert: zustandslose Inhaltsverarbeitung ohne Aufbewahrung über die Antwortgenerierung hinaus; Metadaten und rechtliche Ausnahmen bleiben. Die über Plenea übermittelten Daten werden nicht zum Trainieren der KI verwendet |
| Sentry (Functional Software Inc.)Datenregion Deutschland / EU (ingest.de.sentry.io); Anbieter USA | Erfassung technischer Fehler in Anwendung und Browser | Daten und Schutz ansehenWelche DatenStack-Traces, Request-URLs und Fehlerkontext; personenbezogene Werte werden vor dem Versand geschwärzt Übermittlung und RechtsgrundlageDPA und zulässige Transfergrundlage für Zugriffe des US-Anbieters (gegebenenfalls DPF/SCCs) für das Konto nachweisen |
| PostHog, Inc.EU-Region (Frankfurt); Anbieter USA | Produkt-Analytics / Nutzungs-Funnels (nur mit Einwilligung) | Daten und Schutz ansehenWelche DatenPseudonyme Nutzungs-Events, gehashte Nutzer- und Praxis-ID (kein Klarname), Umgebungskennung; keine Athlet:innen-Kennung in Server-Ereignissen Übermittlung und RechtsgrundlageStandard-DPA von PostHog am 18.10.2026 online angenommen, abgeschlossen durch die heutige Betreiberseite; mit der Firmengründung neu abzuschließen. Datenhaltung EU-Region (Frankfurt); Transfergrundlage für Zugriffe des US-Anbieters laut DPA, Kopie des angenommenen DPA im Vertragsordner nachweisen Deine MöglichkeitenOpt-in über den Cookie-Banner (Kategorie Statistik), für Praxis-Konten alternativ die Praxis-Einwilligung (Einstellungen → Datenschutz); standardmäßig aus, jederzeit widerrufbar. Server-Ereignisse nur mit Einwilligung, nur aus dem Produktivbetrieb |
| Intervals.icu (WattSoft Pty Ltd)Australien (Server in EU + US) | Bidirektionaler Trainings-Sync (Wellness, Workouts) | Daten und Schutz ansehenWelche DatenAktivitätsdaten (Power, HF, GPX), Wellness, Workouts Übermittlung und RechtsgrundlageEmpfängerrolle und zulässige Transfergrundlage gesondert nachweisen; Opt-in allein genügt nicht Deine MöglichkeitenNur Athlet:innen mit expliziter Verknüpfung; jederzeit trennbar |
| Wahoo Fitness, LLCUSA (Atlanta) | Wearables-Sync (Workouts mit Leistungsdaten, nur lesend) | Daten und Schutz ansehenWelche DatenWorkout-Daten (Startzeit, Dauer, Distanz, Ø-HF, Power) Übermittlung und RechtsgrundlageDPA und zulässige Transfergrundlage (gegebenenfalls DPF/SCCs) für das Konto nachweisen Deine MöglichkeitenOpt-in je Athlet:in; jederzeit trennbar |
| Strava, Inc.USA | Wearables-Sync (Aktivitäten + GPS); Bridge-Pfad für iPhone-Nutzer ohne Garmin | Daten und Schutz ansehenWelche DatenActivity-Daten, GPS-Streams (Höhe, Power, Kadenz, HF, Temp.) Übermittlung und RechtsgrundlageDPA und zulässige Transfergrundlage (gegebenenfalls DPF/SCCs) für das Konto nachweisen Deine MöglichkeitenOpt-in je Athlet:in; Disconnect löscht die Tokens |
| Cal.com, Inc.USA | Terminwahl für Demo- und Kontaktanfragen auf der Website (eingebetteter Kalender); kein Zugriff auf Plattform- oder Athlet:innendaten | Daten und Schutz ansehenWelche DatenName, E-Mail-Adresse, Angaben zur Anfrage, gewählter Termin; technische Daten wie IP-Adresse beim Laden des Kalenders Übermittlung und RechtsgrundlageKontovertrag, AVV und zulässige Transfergrundlage (gegebenenfalls DPF/SCCs) für das Konto nachweisen Deine MöglichkeitenAnfrage ohne Kalender über die Kontaktseite möglich; der Kalender lädt erst nach deiner gesonderten Zustimmung und kann auf der Seite wieder deaktiviert werden |
| Better Stack (Uptime und Heartbeats)Dienstregion und Vertragspartner für das Konto dokumentieren; keine Übertragung von Kunden- oder Nutzerdaten vorgesehen | Erreichbarkeitsprüfung öffentlicher Dienste; Plattform- und Wächter-Heartbeats vorbereitet. Keine Log-Ablage | Daten und Schutz ansehenWelche DatenNur Dienststatus, öffentliche Versionskennung und feste technische Prüfnamen; keine Client-IP, Kontokennung, Gesundheitsdaten oder Fehlertexte in Heartbeats Übermittlung und RechtsgrundlageBetriebsdienst ohne Kunden-Personendaten; Kontovertragsdaten gesondert durch die Betreiberseite verwaltet; Vertragspartner und gegebenenfalls erforderliche Transfergrundlage für diese Kontodaten nachweisen |
Was du als Praxis
wissen solltest.
Welche Daten bekommt die KI?
Das hängt von deiner Aufgabe ab: zum Beispiel Messwerte für einen Bericht, ausgewählte Dokumente für eine Suche oder eine Aufnahme für ein Diktat. Zusätzliche persönliche Angaben werden nach deinen Freigaben verwendet. Freitext und Audio können Namen oder Gesundheitsangaben enthalten; sie sind nicht automatisch anonym.
Werden meine Fragen gespeichert oder für KI-Training genutzt?
Nicht über die Verarbeitung hinaus. Für Plenea ist Zero Data Retention aktiviert: Mistral hält die Inhalte nur vor, um die Antwort zu erzeugen. Technische Betriebsdaten und gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind davon getrennt. Ergebnisse können in Plenea gespeichert bleiben. Die über Plenea übermittelten Daten werden auch nicht zum Trainieren der KI verwendet.
Kann ich die KI ausschalten oder eine Einwilligung widerrufen?
Ja. Die Praxis kann die KI in den Einstellungen abschalten. Athlet:innen können ihre KI-Einwilligung im Portal widerrufen. Das sperrt neue personenbezogene KI-Anfragen. Bereits erzeugte Berichte werden dadurch nicht automatisch gelöscht; die manuelle Arbeit bleibt möglich.
Was passiert bei der Suche in meinen Dokumenten?
Ausgewählte Textabschnitte und deine Frage gehen an Mistral. Dort werden sie in Zahlen übersetzt, die ihre Bedeutung für die Suche abbilden. Diese Suchhilfen heißen Embeddings. Plenea findet damit passende Stellen in den Dokumenten deiner Praxis. Namen im Originaltext werden dabei nicht automatisch entfernt; auch die Suchhilfen sind nicht automatisch anonym.
Kann ich mich auf eine KI-Antwort verlassen?
KI kann Fehler machen. Prüfe fachliche Aussagen, bevor du sie verwendest. Berichte und freigabepflichtige Vorschläge durchlaufen die vorgesehenen Prüfungen. Einfache Coaching-Antworten können direkt ausgegeben werden.
Wo finde ich die Datenschutzvereinbarungen?
Die Datenschutzerklärung erläutert Datenarten, Zwecke, Speicherfristen und deine Rechte. Das Verzeichnis der Unterauftragnehmer nennt die eingesetzten Dienstleister. Für Praxen regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), wie Plenea Daten in ihrem Auftrag verarbeitet. Die Unterlagen erhältst du über unseren Kontakt.
Frag nach dem konkreten Datenweg.
Wir zeigen dir gern, welche KI-Funktionen für deine Praxis vorgesehen sind, welche Daten sie verwenden und welche Nachweise noch offen sind.